PCログで部下のやる気を引き出す！ログ活用マネジメントのすすめ　#1：PCログを活用した業務の見える化

部下のモチベーション管理に悩むことはありませんか？PCログは勤務状況管理のためだけでなく、生産性向上や部下育成に大いに生かすことができるのです。「監視」という窮屈イメージではなく、支援に近いスタイルで、部下一人ひとりに目を向けた「人を活かす」職場環境作りを目指してみませんか。

PCログで実現できる業務の見える化

ＰCログは、勤怠状況や不正防止、IT資産管理のために収集する情報と思われがちですが、それは限定された使い方にすぎません。PCログという客観的なデータに基づいて業務の実態を見える化して分析することで、その偏りから個人の強みや課題の特定、さらにはチーム全体のバランス分析をするなど、個人や組織運営を活性化といったポジティブな活用ができます。
本記事では、PCログの活用で業務をどのように見える化することができるのかをご紹介します。

勤務時間量ではなく、業務の偏りを把握

従来のように勤務時間量を見るだけでは、部下の実際の業務状況を十分に把握しきれないこともあります。大切なのは、どの業務にどれだけの時間を費やしているかという「業務の偏り」を客観的に分析することです。
PCログを活用すれば、特定のメンバーへ負荷が集中していないかだけでなく、アプリやツールの使用時間から、各部下の業務配分を定量的に把握できるようになります。特定のメンバーや業務への負荷集中は疲労やストレスの要因となり、それによって生産性の低下や離職を招くことがあります。
PCログは、見えなかった業務の実態を明確にし、偏りが引き起こすリスクの早期発見に役立てることができるのです。

部下の強みと課題の分析

部下の強みや課題を分析するためにも、PCログは活躍します。
業務時間データを個人別・業務別に整理すると、改善すべき点や強みが客観的に見えてきます。
例えば、「資料作成ソフトに多くの時間をかけているものの、必ずしも資料の質向上には結びついていない」、「午前中は多種の業務に処理速度も速く対応しているけれど、午後は集中が続いていないようで頻繁に残業が発生しているな」といった、部下の具体的な苦戦内容やスキル習熟度を分析することができます。更には、「業務処理速度や成果物の質が高いけれども、どうやら時間を持て余しているようだから担当業務外の分野の勉強などをする余裕がありそうだ」といった活かしきれていない個人の潜在能力発掘も、主観的な評価ではなく具体的な業務傾向から見出すことが可能になるのです。

チーム（部署）全体のバランス分析

生き生きとチーム（部署）を運営していくためには、個人の能力や実績だけでなくチーム全体のバランスの良さはとても大切なポイントとなります。そのためには組織のパフォーマンスを見える化することが欠かせません。
先にご紹介した各個人の業務実態を見える化に続いて、まずは特定メンバーへの業務集中や偏りを発見しましょう。これにより、過負荷状態を早期に検出し、チーム編成の検討に役立てることができるでしょう。
次に、協働パターンも分析します。メンバー個々のスキル習熟度や課題が原因で連携業務に停滞を起こしていないか、強みを生かせる業務に配置されていないがためにチーム全体の生産性が向上できていないなど、チームのバランスを十分に分析することがよりよいチームを育てることに繋がります。
また、テレワークなどの勤務形態の違いにより孤立したメンバーがいないか、方針の連携不足が起きていないかなども、チーム全体の業務や配分をPCログを使って見える化することで察知に繋がる可能性が生まれるでしょう。

まとめ

不得意な業務への長期的配置や、能力を活かしきれない業務への配置は、モチベーション低下や離職の要因にもなるため、早期に気付き、改善策を検討できると、モチベーション低下や離職のリスクを和らげることができます。また、テレワークなど物理的に距離のある働き方も増え、部下の勤務状況やモチベーション把握は複雑化してきているのではないでしょうか。
こういった様々なマネジメントの課題解決に対し、PCログを活用した業務の見える化は有効な手がかりになるかもしれません。

効果的な業務見える化でやる気の活性化を支える「ジャスミー セキュアPC」

PCログを活用して業務を見える化させるツールとしてセキュアPCはその一助となり得るでしょう。
業務を見える化するツールは、一般的に管理者側が一方的にデータを確認できる仕組みが多いですが、セキュアPCはログ詳細は基本的にユーザー側でのみ確認でき、管理者側はサマリされた各情報をわかりやすいUIで直感的に把握できるといった、ユーザーのプライバシーに配慮しながら管理者の効率・効果性に優れたアプリケーションです。

セキュアPCでは、PC操作ログやアプリケーション使⽤履歴の記録だけでなく、稼働‧離席‧休憩などの情報を直感的なUIで可視化し、リアルタイムで確認できます。これにより「監視」の印象を与えず、従業員自身が自律的に働き方を見直せる環境作りができるよう設計されています。
たとえば、業務内容や作業時間に偏りがないか、サービス残業の有無、リソース配分が適切かなどを感覚ではなく客観的に把握でき、これにより属人的なマネジメントから脱却し、客観的な業務改善やエンゲージメント強化にも繋がります。


次回は、本記事で紹介したPCログによる業務の見える化を踏まえ、部下の成長を促すためにPCログをマネジメントにどのように活用できるかといった部下の成長を促すログ活用法についてご紹介します。

「セキュアPC」では、クラウド勤怠管理サービス「AKASHI」や「勤労の獅子」、「ロウムメイト勤怠」とのAPI連携により、労働時間の客観的記録の自動収集が可能です。

ジャスミーセキュアPCの紹介動画を見てみる