IT資産管理とは？目的や重要性、具体的な方法と効率化のポイントを解説

近年、リモートワークを導入する企業が増え、パソコンをオフィスから持ち出すケースも増加しています。そこで重要になっているのがパソコンに入っているデータやソフトウェアといったIT資産の適切な管理です。今回は、現代の企業運営に欠かせないIT資産の管理について、その概要や管理の必要性、管理方法などについて解説します。中小企業の経営者や情報システム部門担当の方でIT資産の管理方法にお悩みの際は、ぜひ参考にしてください。

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IT資産管理とは？

企業が持つ資産にはいくつかの種類があります。従来からある資産は、現金や有価証券、商品在庫など1年以内に現金化できる資産である「流動資産」と、土地や建物、機械のほか、特許権や営業権など長期に渡って保有もしくは使用する資産である「固定資産」です。そして、近年、企業のIT化により重視されるようになってきたのがIT資産です。IT資産は主に次の3つに分類されます。

ハードウェア
パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末のほか、プリンターや無線AP、USBフラッシュなど

ソフトウェア
パソコンやサーバーにインストールされたOS、アプリケーションソフトなど

ライセンス
ソフトウェアを利用できる回数や利用できる端末数など
ハードウェアやソフトウェアは固定資産の有形固定資産、ライセンスは固定資産に無形固形資産に含まれます。ただ、近年になりIT資産の重要性が高まっていることから、ほかの資産とは分け、IT関連の機器やソフトウェア、ライセンスを総じてIT資産と呼ぶケースも少なくありません。

IT資産管理の目的と必要性

近年、IT資産管理の重要性が高まっているのにはどのような理由があるのでしょう。ここでは、企業がIT資産管理を行うことの主な目的と必要性について解説します。

資産の追跡と監視
IT資産管理によって、組織が所有しているすべてのハードウェア、ソフトウェア、ライセンスを追跡および監視することが可能です。これにより、パソコンやスマートフォンなどのデバイスがどこにあるのか、どのような状態なのかを正確に把握でき、紛失や不正使用の防止につながります。

セキュリティとコンプライアンス
IT資産管理はセキュリティとコンプライアンスの観点からも重要です。正確なIT資産リストを保持し、適切なセキュリティ対策やライセンスコンプライアンスを維持することで、データの漏洩や違法なソフトウェア使用を防止できます。

リソースの最適化
IT資産管理により、リソースの最適な使用が可能です。資産の無駄な購入を防ぐことで、組織の効率性と生産性が向上します。

変更管理とトラブルシューティング
正確なIT資産の情報を持つことで、変更管理やトラブルシューティングが容易になります。障害発生時にも迅速な対応が可能となり、ビジネスの中断を最小限に抑えることができるでしょう。

予算とコスト管理
IT資産管理を適切に行えば、IT機器の寿命やメンテナンスの有無に基づいて予算を立てられます。自社にあった予算設定とコスト管理により、組織の経済的健全性の確保が可能です。

IT資産管理の方法

ITの資産管理を行う方法は、手作業による管理とツールを使った管理のどちらかです。ここでは、それぞれのメリットとデメリットについて解説します。

手作業によるIT資産管理

手作業でIT資産管理を行う場合のメリットとデメリットは以下のとおりです。

メリット
手作業でIT資産管理を行う方法は、Excelシートで「ハードウェア」「ソフトウェア」「ライセンス」に分けて管理するケースがほとんどです。Excelは業務で使用されることも多く、追加コスト不要で管理できるのは大きなメリットです。

デメリット
IT資産が増えてくると管理が煩雑になり、ヒューマンエラーが起こりやすくなるのはデメリットといえるでしょう。また、手作業での業務は属人化しやすく、担当者がいないと業務が滞ってしまいがちになるのもデメリットです。

ツール活用によるIT資産管理

ツールを活用してIT資産管理を行う場合のメリットとデメリットは以下のとおりです。

メリット
企業が保有するあらゆるIT資産の管理を一括で行えるツールを活用することで、効率的な管理が実現します。ヒューマンエラーが軽減し、状況の可視化や共有もしやすくなり、適切な管理が容易になるでしょう。また、操作ログの取得により、不正利用の防止にもつながります。

デメリット
ツールを導入するための初期コストがかかる点、ツールによっては操作方法が難しい場合がある点は、ツール活用のデメリットといえるでしょう。

IT資産管理を効率化させるポイント

IT技術の進化により、以前に比べ業務スピードは著しくアップしています。自社でも業務スピードのアップに対応するには、新たなITツールの活用が欠かせません。

そのため、できるだけ早い段階でIT資産管理ツールを導入し適切な管理を実行しなければ、担当者の負担は増加するばかりです。さらにテレワークを導入している企業が増え、クラウド経由でデータのやり取りをするケースが当たり前となった今、これまで以上にIT資産の安全な管理が求められます。

これらを踏まえ、ツールを活用してIT資産管理を効率化させるポイントを見てみましょう。

テレワークにも対応したIT資産管理が可能なツールを選択する
多様な働き方を実現しつつ、安全にIT資産を管理するには、テレワークで使用するIT資産の管理も行えるツールを選択することが重要です。

初期コストを抑えて導入が可能なツールを選択する
既存のデバイスをできるだけ活かし、初期コストを抑えて導入できるかどうかも重要なポイントのひとつです。

容易に設定ができるツールを選択する
専門の知識がなくても容易に設定できるツールを選択すれば、導入・運用の手間が大幅に軽減されます。

インストールしたパソコンの性能を維持できるツールを選択する
これまでの業務効率を落とすことなく、快適な状態でのIT資産管理を可能にするツール選択が重要です。

※IT資産管理ツールの詳しい選択方法については、「IT資産管理ツールとは？導入の効果と選定のポイントを解説」をご覧ください。

IT資産管理を適切に行うにはツールの活用が重要

テレワークやハイブリッドワークなど多様な働き方が定着したことで、IT資産の管理は非常に難しくなっています。特に手作業での管理は限界があり、ヒューマンエラーが起きるリスクも高まってしまうため、ツールを活用した効率化が欠かせません。

ひと口にツールといってもさまざまな種類があり、自社の目的や状況に合わせて選択をしないとかえって管理が煩雑になるうえ、管理コストも増大してしまうでしょう。そこでおすすめなのが、「Jasmy Secure PC」です。

既存のデバイスで利用可能なうえ、インストールしたパソコンの性能を落とすこともありません。また、インストーラーの指示に沿って進めるだけで容易に導入できるため、システムに詳しい専任担当者がいなくてもすぐに運用を開始できます。

また、「Jasmy Secure PC」は、操作したアプリやWebサイト、ファイルの閲覧履歴などパソコンの操作内容を記録し、業務状況を可視化する「ドライブレコーダー」や、事前に登録したネットワークに接続し、管理者が認証したなどの特定の条件下でしかマウントされないドライブでデータを安全に管理する「ゴーストドライブ」を備えています。

そして、管理者によるゴーストドライブのアクセス許可や画面ロックなどの遠隔操作により、社員の稼働状況やアクセス履歴をリアルタイムに確認できる「リモートハンドリング」も可能です。これらにより、低コストでの導入が可能かつ、テレワークやリモートワークといった多様な働き方を維持しながらも適切なIT資産管理を実現します。

IT資産管理の煩雑さからツール導入を検討されている際は、ぜひお気軽にご相談ください。
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