IT資産管理ツールとは？ツール導入の効果と選定のポイントを解説
企業が保有するIT資産は、パソコンやスマートフォン以外にも、OSやライセンスなど多岐に渡っています。また、種類によっては頻繁にバージョンアップされるものもあるため、その管理は一般的な資産と比べ非常に煩雑です。そのため、数が少ないからといって手作業で管理していると、バージョンアップの時期やライセンス期限の確認漏れなどのリスクが高まってしまうでしょう。そこで今回は、IT資産の管理を安全かつ効率的に実現させるために欠かせないIT資産管理ツールについて、その概要、導入効果、選定のポイントをお伝えします。
ジャスミーではIT資産管理を実現する「Jasmy Secure PC」を提供しています。セキュリティ・インシデントへの対策と合わせて機能解説をしておりますので、IT資産管理ツールをお探しの方は、ダウンロードしてご覧ください。
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IT資産管理ツールとは？
IT資産管理ツールとは、企業が保有するIT資産を適切に管理するためのツールです。IT資産は、主にパソコンやスマートフォンなどのハードウェア、OSやアプリケーションなどのソフトウェア、そしてライセンスの3つに分けられます。IT資産管理ツールを活用することでこれらを一元で管理することが可能です。それによって、企業はコンプライアンスやセキュリティを守れるようになるうえ、現状の資産価値を明確化することもできます。
費用はオンプレミス型、クラウド型によっても異なります。また、それ以外でも利用する機能、管理するIT資産の数などで変わってきます。パソコン1台数百円から利用できるものもあれば数千円かかるものもあり、予算や目的に応じて選択が可能です。
※IT資産管理について詳しくは、「IT資産管理とは？目的や重要性、具体的な方法と効率化のポイントを解説」をご覧ください。
IT資産管理ツールの主な機能
種類によっても異なりますが、一般的なIT資産管理ツールの機能には次のようなものがあります。
IT資産台帳作成・管理機能
リースやレンタル機器なども含め、自社が保有するIT機器、ソフトウェア、ライセンスなどを一括して台帳管理する機能です。減価償却管理やリース・レンタルの契約内容、時期などそれぞれを細かく管理できます。
インベントリ管理
ネットワークに接続されているパソコン、サーバー、ルータなどを自動的に検索し、ハードウェア、ソフトウェアの最新情報を取得する機能です。
ライセンス管理
ソフトウェアのライセンスを管理する機能です。テレワークなど、働く場所が多様化するなかでライセンス管理の重要性は増しています。
操作ログ管理
パソコンやスマートフォンの操作ログを管理する機能です。業務の進捗状況や社員のパフォーマンスの確認も可能にします。ログ管理は、テレワーク時も勤務状況を把握して時間外労働を防止することも可能です。
デバイス制御
社員が持ち込んだデバイスかどうか、社内ルールで禁止されているUSBメモリや外付けハードディスクが接続されていないかなど、社内ネットワーク上のデバイスを検知します。問題があれば、即座に遮断もしくは管理者に通知する機能です。
リモートコントロール機能
外部からデバイスを管理する機能です。テレワーク時のサポートやデバイス紛失時のロック操作などが行えることで、多様な働き方の実現を助けます。
IT資産管理ツールの導入効果
IT資産の管理を行う際にツールを導入する効果としては次のような点が挙げられます。
増加するIT資産の効率的な管理
テレワーク用のパソコンやスマートフォンの導入に加え、電子帳簿保存法やインボイス制度に合わせ経理業務のシステム化も急務となり、多くの企業でIT資産が増加しています。これらをすべて手作業で管理するのは時間的コストがかかり、担当者の負担増大は避けられません。そこで、IT資産管理ツールの導入により、適切かつ効率的な管理が実現し、担当者の負担軽減も可能です。
情報セキュリティ対策の強化
2023年3月、株式会社ITRが発表した「クラウド時代のセキュリティ認証・インボイス制度・DXへの取り組み～企業IT利活用動向調査2023報告～」。このなかで、過去1年間に経験したセキュリティインシデントにおいて、「個人情報の漏洩・逸失（人為ミスに起因するもの）」が2021年（19.7%）、2022年（21.7%）と比較して、22.7%と増加傾向にあるという結果が出ています。また、内部不正による個人情報の漏洩・逸失も3年間10%を超えています。
IT資産管理ツール導入により、操作ログの取得やアクセス制限が行えるようになれば、社内ルールに反する利用や紛失・盗難時にアクセス制限をかけられます。また、バージョンアップやセキュリティパッチの配布の告知・自動更新機能があるものであれば、更新忘れ防止が可能になり、セキュリティ対策の強化にもつながるでしょう。
参照：「企業IT利活用動向調査」結果｜一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
情報システム担当者の負担軽減
IT資産は種類により減価償却の期間が異なります。さらに、バージョンアップが頻繁に行われるソフトウェアがあるなど、一般的な資産に比べて管理が非常に煩雑です。そのため、情報システム部門があったとしても、IT資産の棚卸しを手作業で行うのは大きな労力と時間を要します。特に、情報システム部門がなくほかの業務と兼任であったり、担当者が1人しかいなかったりといった場合はさらに大きな手間となるでしょう。
しかし、IT資産管理ツールを導入し一元管理をすれば、その負担は大幅に軽減され、専門の情報システムがなかったとしても対応可能です。いわゆる「１人情シス」の組織だったとしても、担当者は本来業務と並行してIT資産管理を行えるようになります。
IT資産管理ツール選定のポイント
IT資産管理ツールの導入は、増加するIT資産の適切な管理はもちろん、情報セキュリティ対策の強化にも高い効果を発揮します。ただ、一口にIT資産管理ツールといってもさまざまな種類があり、自社に合ったものを選定しないと思ったような効果は得られません。ここでは、IT資産管理ツールを選定する際の主なポイントについて解説します。
IT資産管理ツールを選定する4つのポイント
テレワークにも対応したIT資産管理が可能なツールを選択する
新型コロナ感染拡大防止を目的にテレワークを導入した企業は一気に増加しました。現在では、オフィスワークとテレワークを併用するハイブリッドワークに移行している企業も少なくありません。そこで問題となるのが、テレワーク時利用するIT資産の管理です。オフィス内のIT資産しか管理できないツールでは、テレワークの継続も困難になるため、テレワークやモバイルワークで使用するIT資産の管理も行えるツールを選択することが重要です。
初期コストを抑えて導入が可能なツールを選択する
ツール以外にもツールを動作させるデバイスやネットワーク機器などが必要となれば初期コストが大幅に上がってしまいます。そこで既存のパソコンでも問題なく使用できるツールを選択すれば、初期コストを抑えることが可能です。
容易に設定ができるツールを選択する
専門的な知識を持った情報システム担当者やプログラマーがいないと運用ができないといったツールでは、導入してもそのまま使わなくなってしまう可能性が高まります。そのため、専門の知識を持った担当者がいなくても容易に設定でき、運用を開始できるツールの選択が必須です。
インストールしたパソコンの性能を維持できるツールを選択する
既存パソコンが使えたとしても、ツールを入れたパソコンの動きが重くなってしまうようでは意味がありません。インストール前と変わらず快適な動作が可能なツールを選択することで業務効率を落とすことなく、IT資産管理が可能になります。
多くの企業で抱えるIT資産管理の効率化を実現する「Jasmy Secure PC」
IT資産が増加し、管理に手間取っている、煩雑化しているといった際に欠かせないIT資産管理ツールですが、前述したように適切に管理を行えるツールでなければ課題の解決も難しいでしょう。そこでおすすめしたいのが、ジャスミーの「Jasmy Secure PC」です。IT資産管理の効率化を実現するうえで次のような特徴があります。
1.業務状況の可視化
操作したアプリやWebサイト、ファイルの閲覧履歴などパソコンの操作を記録する「ドライブレコーダー」により、業務状況を可視化が可能です。
2.セキュリティ
事前に登録したネットワークに接続し、管理者の認証のような特定の条件下でしかマウントされないドライブでデータを安全に管理する「ゴーストドライブ」機能を搭載しています。
3.パソコン機能の管理
管理者によるゴーストドライブのアクセス許可や画面ロックなどの遠隔操作により、社員の稼働状況やアクセス履歴をリアルタイムに確認する「リモートハンドリング」により、パソコン機能の個別管理が可能です。
これらの特徴により、IT資産管理の効率化を実現します。
適切なIT資産管理ツールの選定は業務効率化につながる
テレワーク、ハイブリッドワークの増加、電子帳簿保存法やインボイス制度対応などにより、多くの企業はこれまで以上にIT資産の必要性が増しています。ハードウェアやソフトウェアの適切な導入・運用が実現すれば、業務効率化や生産性向上の期待も高まるでしょう。
ただし、ITの導入が増えるほど困難になるのがIT資産の管理です。IT資産は適切に管理しないとサイバー攻撃のリスクも増加するため、経営にも大きな影響を及ぼします。また、IT資産が増えれば管理担当者の業務が煩雑化し、本来業務が疎かになってしまう可能性も低くありません。
そこで、IT資産管理の効率化、セキュリティ対策の強化などを実現し、担当者の負担軽減に大きく貢献するのがIT資産管理ツールです。特に今回紹介した「Jasmy Secure PC」であれば、低コストでの導入・運用も可能なうえ、プログラムの知識がなくとも容易に設定を行えます。
IT資産の増加により管理の効率化を検討している情報システム部門担当者の方はぜひ、お気軽にご相談ください。
参考：クラウド時代のセキュリティ認証・インボイス制度・DXへの取り組み～企業IT利活用動向調査2023報告～｜株式会社ITR
